Dans un monde de plus en plus numérique, la gestion efficace des documents est une priorité pour toute société ou organisation souhaitant se développer. Ainsi, les numériseurs et la gestion électronique des documents (GED) jouent un rôle crucial dans l’atteinte de cet objectif. Que vous soyez une start-up ou une GE, découvrez comment l’utilisation judicieuse de ces outils peut aider à optimiser l’organisation et à accroître l’efficacité de votre entreprise.
Le passage à la GED
Le temps de la gestion traditionnelle de documents est révolu. Plus que l’aspect encombrant, cette méthode impliquait souvent une multitude :
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- de dossiers papier ;
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- de classeurs ;
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- d’armoires remplies de paperasse.
Cette approche, en plus d’être coûteuse, pouvait entraîner des pertes de temps considérables à la recherche de documents spécifiques. La GED et l’impression numérique ont révolutionné cette pratique en permettant aux organisations de stocker, d’organiser et d’accéder à leurs documents de manière électronique.
Les avantages de la numérisation
Le processus de numérisation consiste à convertir des documents papier en fichiers électroniques. Cette étape est fondamentale pour la GED, car elle permet de créer une base de données numérique de tous les documents importants. Nombreux sont les avantages de la numérisation, dont :
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Le gain d’espace |
Ce procédé élimine le besoin de stocker de grands volumes de documents physiques, libérant ainsi de l’espace dans vos locaux. |
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Une accessibilité améliorée |
Les documents numérisés peuvent être rapidement recherchés et consultés. Sur le long terme, ce procédé permet de gagner du temps et d’améliorer la réactivité. |
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Une sécurité renforcée |
Les numériseurs sont cryptés et protégés par des mesures de sécurité pour éviter l’accès non autorisé. |
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Une sauvegarde facilitée |
Les fichiers électroniques sont sauvegardés plus facilement, réduisant ainsi le risque de perte de données. |
Les avantages de la Gestion Electronique des Documents
Une fois vos documents numérisés, la GED entre en jeu. Il est temps :
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- d’organiser ;
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- d’indexer ;
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- de gérer les fichiers électroniques.
Ci-dessous quelques avantages clés de la GED :
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La facilitation de la recherche de documents |
Les systèmes de GED permettent de rechercher rapidement des documents en utilisant :
Cela élimine la recherche fastidieuse de documents physiques. |
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Une collaboration améliorée |
Les équipes peuvent partager et collaborer sur des documents en temps réel, quel que soit leur emplacement géographique. |
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Un flux de travail automatisés |
La GED permet la création de flux de travail automatisés pour simplifier les processus internes, notamment :
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Une meilleure gestion des versions |
Suivre les modifications apportées aux documents sera plus simple, garantissant ainsi l’intégrité des données. |
Les numériseurs modernes
Pour tirer pleinement parti de la GED, il est essentiel d’utiliser des numériseurs modernes et performants. Notez que les numériseurs de dernière génération sont équipés de fonctionnalités avancées, dont :
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- la numérisation recto-verso rapide ;
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- la correction automatique de l’image ;
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- la reconnaissance optique de caractères (OCR) ;
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- la connectivité réseau.
Ainsi, l’implémentation réussie de la GED via les numériseurs modernes demande une planification minutieuse. Voici les étapes clés à connaître :
L’évaluation des besoins
Identifiez les besoins spécifiques de votre organisation en matière de gestion de documents. Pour éviter les faux pas, posez-vous les questions suivantes :
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- Quels types de documents gérez-vous ?
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- Quels processus internes doivent être améliorés ?
La sélection des outils
Mal sélectionné, un appareil GED peut devenir un point faible. Nos conseils :
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- misez un système de GED qui répond à vos besoins ;
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- assurez-vous qu’il est convivial et évolutif pour s’adapter à la croissance de votre entreprise.
La formation du personnel
Assurez-vous que votre personnel soit bien formé à l’utilisation de la GED et des numériseurs. Une bonne formation garantit une adoption plus fluide.
La migration des documents
Transférez vos documents existants vers le système de GED. Cela peut être un processus long, mais il est essentiel pour tirer pleinement parti de la GED.
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