De nos jours, l’email reste le premier outil de communication des entreprises. C’est pour cette raison qu’il est fortement conseillé de prendre en compte la signature email. Grâce à elle, vous avez la possibilité d’apposer votre signature sur tous vos courriers électroniques. Autrement dit, même si le corps de votre message est important, votre signature email l’est encore plus. Voyons pourquoi !
Signature email : petite définition
Comme la signature manuscrite sur un document en papier, la signature email permet aussi d’authentifier et de prouver le document. Elle est de plus en plus présente dans les courriers électroniques et est souvent intégrée en bas de la page affichant le contenu.
La signature email inclut les références professionnelles et l’identité de l’auteur du mail, mais comporte également un lien vers un site de référence. Pour le destinataire, elle assure l’identité de la personne ou de l’entreprise avec qui il fait des échanges.
Mais pourquoi la signature email est-elle considérée comme le premier outil de communication en entreprise ?
Un véritable vecteur de communication
La signature email est parfois négligée, alors qu’il s’agit d’un véritable vecteur de communication pour une entreprise. En effet, cet outil vous donne la possibilité d’afficher des boutons CTA (Calls-to-Action) ou appels à l’action, comme :
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- « Télécharger la présentation de notre entreprise » ;
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- « Cliquez ici pour recevoir notre catalogue ».
Pour un aspect plus professionnel
La mise en place d’une signature email dans chacun de vos courriers envoyés à vos partenaires, vos prospects ou même à vos clients, confère une image professionnelle à votre entreprise, et en même temps donne de la valeur à votre message.
Cet outil de communication encourage votre destinataire à accorder une attention au message que vous lui avez transmis.
Pour insérer des liens directs vers vos réseaux sociaux et votre site web
Pour votre information, la signature email peut comporter des liens hypertextes. C’est une bonne chose, car vous pourrez ainsi envisager d’en mettre un qui mène directement vers votre site internet. Cela permet par la même occasion à vos destinataires, de consulter vos références clients, vos blogs d’entreprise ou même votre portfolio. Il est aussi possible d’y mettre des vidéos de présentation ou des liens vers votre réseau social.
Pour informer de vos offres promotionnelles
La signature email permet aussi de faire de la communication événementielle. Cela signifie que pouvez informer vos destinataires de l’existence d’un événement, d’une offre promotionnelle ou d’un salon que vous souhaitez organiser.
Pour protéger les documents électroniques confidentiels ou de valeur
Le but de cet outil de communication est de garantir la protection de certains documents électroniques de grande valeur ou confidentiels. La signature email permet aussi de préserver l’intégrité des informations contenues dans le courrier envoyé. En d’autres termes, votre destinataire pourra être rassuré que personne d’autre ne pourra modifier, manipuler ou même avoir un accès à ces données numériques.
Cette signature email a son importance dans un point de vue juridique. En effet, elle peut être d’une grande utilité afin d’identifier l’origine du message.
En somme, la signature email est un outil de communication indispensable pour une stratégie de communication efficace. Cela revient à dire qu’il ne faut pas la négliger. En effet, elle pourra facilement véhiculer l’image de votre entreprise, tout en transmettant des messages stratégiques. Néanmoins, il faut faire attention si vous choisissez une messagerie professionnelle gratuite, car ses fonctionnalités pourront être restreintes à tout moment. Il est fortement recommandé d’être accompagné par un professionnel ou une agence spécialisé dans le web.
